기록으로 미래를 잇다, 양산시시설관리공단 기록물 관리 이야기

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안녕하세요. 양산시시설관리공단입니다.

오늘은 우리 공단의 기록물관리 이야기를 들려드리겠습니다.

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(좌) 대통령 기록관 '기록의 전당' / (우) 공기업 기록물 보존서고

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“기록관, 박물관 같은 곳을 방문하면 이런 공간, 한 번쯤 보신 적 있으시죠?”

한 시대를 함께한 인물들의 초상이 걸려 있는 곳,

영화에서 등장하는 모빌랙(Mobile Rack)이라 불리는 이동식 서가에서 주인공들이 기록을 찾아내는 장면들

이런 장면들은 사실 실제 기록물관리 현장의 모습이기도 합니다.

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1. 기록물관리란?

‘기록의 세계’ 속에서 기록물관리는 기관의 역사와 시민의 발자취를 보존하기 위해

공공서비스의 기반이 되는 모든 자료를 체계적으로 생산·분류·보존·폐기·활용하는 과정입니다.

양산시시설관리공단이 어떻게 체계적인 기록관리를 통해

경상남도 공공기관 기록물관리 최우수기관으로 선정될 수 있었는지 함께 이야기해보려 합니다.

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2. 양산시시설관리공단의 기록물관리

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계획하고 점검하는 '기록관리의 설계도'

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공단은 기록물관리를 단순한 보관이 아니라 전략적 경영 관리의 한 축으로 운영하고 있습니다.

P-D-C-A(Plan–Do–Check–Act) 체계를 적용해 기록관리 정책을 수립-실행-점검-개선하는 과정을 정착시켰습니다.

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이 체계는 양산시시설관리공단의 지속 가능한 기록관리 문화를 만드는 기반입니다.

(좌)기록관리 전략회의 / (우) 기록물 관리체계

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기록관 - 기관의 기억을 담는 공간

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기록관은 기관에서 생산된 모든 문서를 체계적으로 분류·보존하는 중심입니다.

‘기록관리기준표’에 따라 각 문서의 중요도와 보존기간이 정해지며,

보존기간이 끝난 기록은 기록물평가심의회를 거쳐 폐기 여부가 결정됩니다.

이 과정을 통해 불필요한 기록은 정리하고, 가치 있는 기록은 영구 보존합니다.

(좌) 기록관리기준표 / (우) 기록관리기준표 회의

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공동보존서고 - 기록의 '안전 금고'

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공단은 공동보존서고를 구축하여 흩어져 있던 기록물을 한데 모았습니다.

온도 20℃, 습도 50%를 유지하는 항온·항습 설비와 이중잠금장치, 이동식 서가, 소화설비 등 안전 시스템을 완비했습니다.

이로써 기록물의 분실·훼손 위험을 크게 줄이고, 장기 보존이 가능한 환경을 확보했습니다.

공동보존서고 내부

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함께 만드는 기록문화 - 직원 참여형 프로젝트

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기록물관리를 기관의 전담 부서만의 일이 아니라, 모든 직원이 함께 참여하는 문화로 확산하기 위해

‘공단 기록물 컬렉션’ 프로젝트를 진행했습니다

직원들이 직접 팀 내 기록을 발굴하고, 가장 가치 있는 자료를 투표로 선정했습니다.

그 결과, 공단 연혁 사진, 사무실 신축식, 시설 준공식 등 기관의 역사를 보여주는 귀중한 자료들이 새롭게 수집되었습니다.

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3. 경상남도 공공기관 기록물관리 최우수기관 선정

일련의 과정을 통해 체계를 수립한 양산시시설관리공단은

경상남도기록원 기록물관리 지도·점검 결과 관할 59개 공공기관 중 “기록물관리 최우수기관(A등급)”​으로 선정되었습니다.

이는 시민에게 더 나은 서비스를 제공할 기반을 마련하기 위해 기관 전체가 함께 만들어낸 기록관리의 결실입니다.

양산시시설관리공단은 앞으로도 오늘의 기록이 내일의 자부심이 되도록,

투명하고 신뢰받는 기록문화의 가치를 시민과 함께 이어가겠습니다.

<양산시시설관리공단 누리집(홈페이지)>

<양산시시설관리공단 카카오톡 채널>

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